(i) descrição clara, concisa e objetiva da missão institucional do órgão ou entidade;
(ii) campo funcional do órgão ou entidade ou entidade;
(iii) relacione as competências do órgão ou entidade e de suas unidades administrativas;
(iv) organize o quadro demonstrativo da estrutura organizacional, em ordem hierárquica, com as nomenclaturas das unidades, os nomes e quantidades de CCESP e FCESP, e os códigos indicativos dos níveis e classificações, conforme o o Anexo VI do Decreto nº xx, de xxx de 2024.
(v)  construa o quadro resumo de custos dos cargos e funções, conforme o Anexo V do Decreto nº xx, de xxx de 2024.
(vi) construa o quadro resumo de custos dos cargos e funções
(vii) trace o organograma da estrutura organizacional
(viii) realize a análise do impacto orçamentário-financeiro
(ix) organize o Inventário de todos os decretos de estrutura organizacional
(x) organize o inventário de todos os atos normativos vigentes que tratem de gratificações incompatíveis com o regime dos cargos em comissão e função de confiança do QGCFC, conforme o inciso V do artigo 18 da Lei Complementar nº 1.395, de 22 de dezembro de 2023.

1. Realize a descrição clara, concisa e objetiva da missão institucional do órgão ou entidade

Produto: Documento descritivo

2. Relacione as competências do órgão ou entidade e de suas unidades administrativas

Produto: Documento descritivo

3. Organize o quadro demonstrativo da estrutura organizacional, em ordem hierárquica, com as nomenclaturas das unidades, os nomes e quantidades de CCESP e FCESP, e os códigos indicativos dos níveis e classificações

Produto: Preenchimento dos Anexos IV e VI do Decreto nº XXXXXX

4.  Construa o quadro resumo de custos dos cargos e funções

Produto: Preenchimento dos Anexos V do Decreto nº XXXXXX

5. Trace o organograma da estrutura organizacional

Produto: Documento descritivo

6. Realize a análise do impacto orçamentário-financeiro

Produto: Documento descritivo

7. Organize o Inventário de todos os decretos de estrutura organizacional

Produto: Documento descritivo, com referências normativas e cópia dos decretos

8. Organize o inventário de todos os atos normativos vigentes que tratem de gratificações incompatíveis com o regime dos cargos em comissão e função de confiança do QGCFC, conforme o inciso V do artigo 18 da Lei Complementar nº 1.395, de 22 de dezembro de 2023

Produto: Documento descritivo, com referências e cópias dos normativos

A Missão Institucional é uma declaração sucinta que descreve o propósito fundamental e a razão de existir de uma organização. Ela define o que a organização faz, como faz e para quem faz. A missão é uma parte do planejamento estratégico que reflete a identidade e os valores fundamentais da organização, servindo como base para as atividades e decisões. 

a) O que fazer?

Identificar se o órgão possui a declaração da missão institucional validada e atual.  
Caso seu órgão não possua uma missão definida ou atualizada, esta pode ser uma boa oportunidade para elaborá-la, uma vez que a missão institucional deverá integrar o parecer de mérito que instruirá o processo de reestruturação das secretarias.
Verificar se existe um planejamento estratégico validado e atual. 

b) Como fazer?

Verificar junto aos setores estratégicos se a organização possui a declaração da missão institucional.
Estabelecer junto aos diversos segmentos da organização o que ela faz, como e para quem.
Elaborar uma frase sucinta incorporando a análise realizada acima, que comunique ao público a razão de existência da instituição.
Validar a declaração de missão junto à cúpula da organização.

c) Fonte de informações: área estratégica da própria secretaria e documentos internos.

O Campo Funcional refere-se ao escopo ou setor de atuação, ao conjunto de responsabilidades, atividades e competências estabelecidas por meio de leis e regulamentos que delimitam a área de atuação específica do órgão.

a) O que fazer?

•  
• Identificar o escopo de atuação delimitado pelas normas vigentes.

b) Como fazer?

•  
• Identificar os instrumentos normativos que regem o campo funcional do órgão ou entidade.
• Identificar as competências do órgão na legislação vigente da estrutura e planejamento (por exemplo, Lei Orçamentária).
• Registrar as competências atribuídas, as responsabilidades, poderes e autoridades concedidas pela legislação.

c) Fontes de informações:

• Decreto atual da Secretaria ou Autarquia e legislação setorial.
• www.al.sp.gov.br
• www.perfil.sp.gov.br
• Lei Orçamentária Anual - LOA Atual e Anos Anteriores (fazenda.sp.gov.br)

Conhecer a Estrutura Organizacional e os Níveis Hierárquicos da instituição é crucial para compreender como estão definidas funções e responsabilidades. O organograma, representação visual da estrutura hierárquica do órgão, permite uma compreensão clara de como as diferentes partes da organização estão interligadas e organizadas.  Também permite identificar áreas de sobreposição de responsabilidades, lacunas na estrutura organizacional, setores obsoletos e burocracia excessiva. Isso possibilita oportunidades de melhoria e de otimização da estrutura e dos processos organizacionais.

a) O que fazer?

• • Identificar a estrutura organizacional e os níveis hierárquicos do órgão.

b) Como fazer?

• • Identificar a estrutura hierárquica textual do órgão (disponível no site Perfil da Administração Pública Paulista).
  • Identificar organograma da Macroestrutura do órgão (disponível no site Perfil).
  • Verificar os níveis hierárquicos das Unidades nos decretos vigentes, conferindo peculiaridades como quantidade de níveis, regionalizações, nomeações específicas, simetrias, subsecretarias, vinculadas.
  • Se houver contradição entre as informações obtidas nas variadas fontes, deve ser registrada.  

c) Fontes: site do Perfil da Administração Pública Paulista e documentos internos.

De acordo com o Decreto-Lei 200/1967, Sistemas Administrativos são os conjuntos de atividades auxiliares comuns a todos os órgãos, coordenadas centralmente e organizadas para desempenhar funções específicas e apoiar a administração pública. São exemplos de sistemas administrativos as atividades de pessoal, orçamento, estatística, administração financeira, contabilidade e auditoria, serviços gerais, além de outras funções comuns a todos os órgãos. No Estado de São Paulo, os sistemas administrativos vigentes são os seguintes:

a) O que fazer?

• • Verificar em que medida a estrutura vigente contempla os Sistemas Administrativos e Unidades regidas por legislação própria.

b) Como fazer?

• • Identificar, na legislação que regulamenta a Secretaria/Autarquia e no organograma do órgão, todas as unidades que se relacionam com os Sistemas Administrativos (unidades setoriais, subsetoriais e regidas por legislação própria).

c) Fontes de informações: organograma, Decreto da Secretaria e conversa com as unidades responsáveis identificadas.

Fique atento! De acordo com o Decreto nº XXXXX/2024 é obrigatória a criação de uma Subsecretaria de Gestão Corporativa que deverá reunir os órgãos setoriais e subsetoriais dos sistemas administrativos. Por esta razão, é importante a identificação das unidades administrativas da secretaria que fazem parte desses sistemas.

Com a criação do Quadro Geral de Cargos em Comissão e Funções de Confiança (QGCFC) e das novas regras trazidas pela Lei 1.395/2023, um dos desafios da revisão das estruturas é a organização dos Recursos Humanos. Desta forma, é importante entender a situação atual do órgão em relação aos seus servidores efetivos e comissionados, os respectivos sistemas retribuitórios e a legislação regulamentadora.  

a) O que fazer?

• • Quantificar o número total de servidores do órgão, dividindo-os por cargos, funções e áreas de atuação/unidade administrativa.
  • Quantificar o número total de cargos em comissão e funções de confiança do órgão por classe.
  • Explicitar as limitações e particularidades de cada sistema retribuitório, detalhando as gratificações, os pro labores e os cargos que são privativos de determinada carreiras, inclusive com a legislação pertinente.

b) Como fazer?

• • Identificar, com a participação e apoio da equipe de RH do órgão, o número de servidores por cargo, função e unidades, por meio do Sistema Único de Cadastro de Cargos e Funções-Atividades (SICAD) e sistema da folha de pagamento.
  • Identificar o número total de cargos ocupados e vagos por órgão de acordo com o SICAD.
  • Identificar os sistemas retribuitórios e a respectiva legislação.

c) Fontes de informações:

• Sistema Único de Cadastro de Cargos e Funções-Atividades (SICAD);
• Sistema da folha de pagamento.

Conhecer como os recursos estão distribuídos pelo órgão é importante para a identificação dos Programas e produtos mais complexos ou abrangentes da Secretaria. Lembramos que o Orçamento é um dos critérios que poderão ser usados para definir os níveis hierárquicos das unidades administrativas. Além disso, a análise dos recursos por fonte, unidade orçamentária, função e subfunção, programas e produtos e ação orçamentária, pode ajudar a identificar os maiores gastos, encontrar gargalos e assim pensar uma estrutura mais eficiente. Lembrando que a dotação inicial do ano presente reflete com maior precisão as necessidades do órgão.

a) O que fazer?

• • Analisar a evolução das despesas do órgão ao longo dos anos anteriores, identificando tendências, áreas de maior montante de recursos e possíveis cortes.
  • Analisar a evolução da dotação orçamentária nos últimos anos.
  • Identificar os principais programas e ações desenvolvidos pelo órgão e verificar a alocação de recursos para cada um deles e em suas respectivas unidades.
  • Identificar as diferentes modalidades de aplicação dos recursos do órgão.
  • Identificar as diversas fontes de recursos e suas peculiaridades no caso dos atores externos.

b) Como fazer?

• • Identificar montante de recursos orçamentários do órgão por fonte, unidade orçamentária, função e subfunção, programas e produtos e ação orçamentária, na LOA ou SIGEO (Dotação Inicial).
  • Identificar montante de recursos orçamentários utilizados nos anos anteriores pelo órgão na LOA ou SIGEO.
  • Identificar montante de recursos relativo para modalidade de aplicação na LOA ou SIGEO

c) Fontes de informações:

Lei Orçamentária Anual - LOA Atual e Anos Anteriores (fazenda.sp.gov.br)

SIGEO: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/sigeo-bi

d) Observação: a equipe responsável pela reestruturação da secretaria deve contar, de preferência, com um membro que entenda de Orçamento e tenha acesso ao SIGEO.

O Plano Plurianual (PPA) determina as diretrizes, objetivos estratégicos e metas da Administração Pública Estadual por um período de 4 anos, orientando as iniciativas que serão implementadas e os demais instrumentos de planejamento orçamentário.

Já os produtos prioritários do Governo compõem o que chamamos de Plano de Metas. Para identificar quais são esses produtos, basta olhar no PPA 2024-2027 os produtos que contêm este símbolo:

a) O que fazer?

• • Analisar os programas, objetivos e produtos do PPA do órgão, suas descrições, com ênfase nos produtos prioritários do governo.

b) Como fazer?

• • Identificar no PPA os programas e ou os produtos de responsabilidade da Secretaria, objetivos, descrições.
  • Identificar nos programas sua abrangência espacial, tipo (setorial e multisetorial) e classificação (finalístico, apoio administrativo, melhoria de gestão).
  • Explicitar os produtos prioritários do PPA que compõem o Plano de Metas.

c) Fontes de informações:

 https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/planejamento/Paginas/lei_PPA-2024-2027.aspx

Algumas responsabilidades e competências dos órgãos podem não estar em seu decreto de organização, mas sim em leis e decretos que instituem as políticas públicas afins. Sendo assim, sugere-se o levantamento de leis federais, estaduais e decretos que instituem ou regulamentam Políticas e Programas da área de atuação de sua Secretaria.

a) O que fazer?

• • Leis estaduais e federais: mapear as principais leis estaduais e federais que norteiam as ações do órgão, incluindo seus objetivos, competências e responsabilidades. Verificar se existe um sistema setorial da área com previsão de funções para o órgão estadual (ex.: SUS, SUAS, etc).

b) Como fazer?

• • Verificar nos sites do Governo do Estado, sites institucionais e pesquisa exploratória.

c) Fontes de informações:

www.legislacao.sp.gov.br   

www.al.sp.gov.br

A forma com que a instituição executa seus Serviços tem influência no modo de sua organização e em como são distribuídos seus recursos materiais e humanos. Por exemplo, a prestação direta de serviços pode demandar a existência de equipamentos públicos ou unidades regionalizadas, enquanto a execução por meio de convênios ou parcerias pressupõe áreas meio fortalecidas. Identificar os modelos de execução prevalentes no órgão ou entidade é importante pois colabora para uma alocação de recursos mais eficiente, além de incentivar a adaptação e inovação na prestação de serviços.

a) O que fazer?

• • Identificar e descrever os diferentes modelos de prestação de serviços utilizados pelo órgão, como gestão direta, terceirização, parcerias público-privadas etc.

b) Como fazer?

• • Reuniões com gestores das áreas finalísticas e responsáveis pelos serviços executados.

c) Fontes de informações:

• • áreas finalísticas do órgão ou entidade.

Como última etapa, os órgãos devem realizar as minutas de ato normativo. Para cumprir estes passos, considere as ações para a minuta de dois atos normativos, sendo Decreto do nível 17 ao nível 14 e Resolução do nível 13 ao nível 01.

Portanto, as etapas são:

1. Realize a minuta com a nova proposta de nova estrutura organizacional

Produto: Minuta de decreto

2. Construa o documento com a exposição de motivos, de acordo com a estrutura de cargos em comissão e funções de confiança estabelecida pela Lei Complementar nº 1.395, de 22 de dezembro de 2023

Produto: Documento descritivo, com apresentação detalhada da proposta e das justificativas